تبلیغات

آیین نامه داخلی

آیین نامه داخلی کمیته مالی و تدارکات

تعریف کمیته مالی و تدارکات : کمیته مالی متشکل از چند نفر يا حداقل دو نفر از اعضای دائمی و آگاه به مسائل امور مالی می باشد که در ابتدای هر سال و با رأی گیری از اعضا برای مدت یکسال انتخاب می گردد تا کلیه امورمربوط به حسابداری ، تدارکات برنامه ها ، انبارداری ، دریافت حق عضویت ، جذب  کمکهای مالی و در مجموع امور مربوط به درآمد و بودجه و هزینه گروه را انجام دهد. ولي در هر حال مسؤول كميته مالی فقط يك نفر خواهد بود كه ملزم به پاسخگویی به اعضا، مسؤولین گروه و در صورت نیاز به مسؤولین خارج از گروه می باشد .

هدف کمیته مالی و تدارکات : اهداف کمیته مالی به دو هدف کوتاه مدت و بلند مدت تقسیم می شود :

* اهداف کوتاه مدت : تامین منابع مالی و تجهیزات مورد نیاز گروه برای اجرای برنامه های گروه میباشد.

* اهداف بلندمدت: درآمدزایی برای گروه و تامین مالی گروه علاوه بر کمکهای دریافتی از ارگانها و سازمانها.

وظایف کمیته مالی و تدارکات:

بند 1:  تأمین منابع مالی گروه مطابق اساسنامه و آئین نامه مالی و تدارکات .

بند 2: تنخواه گردانی درآمدها و خرج کردهای مربوط به گروه بر اساس آئین نامه مالی و تدارکات .

بند 3: امضای اوراق بهادار و تعهدآور و ارائه آنها به سرپرست گروه جهت تأیید نهایی آئین نامه مالی و تدارکات .

بند 4: تهیه آئین نامه و دستورالعمل های مالی لازم و ارائه آن در جلسات هیأت مدیره گروه جهت رأی گیری و اعلام  آن به کلیه کمیته ها و اعضای گروه پس از تصویب جهت اجرا .

بند 5: تهیه و تدارک کلیه وسایل و امکانات رفاهی جهت اجرای جلسات و برنامه های گروه  از جمله تدارک وسیله نقلیه مناسب برای اجرای برنامه ها بر اساس آئین نامه مالی و تدارکات.

بند 6: تهیه و خرید و نگهداری کلیه لوازم و تجهیزات مورد نیاز گروه بر اساس آئین نامه اموال و تجهیرات گروه.

بند 7 : ارائه گزارش منظم از وضعيت بودجه گروه در هر ماه و ارائه گزارش شش ماهه و سالیانه به هیأت مدیره بر اساس آئین نامه مالی و تدارکات .

بند 8 : تهيه وارائه کلیه مدارک و گزارشهای مالی گروه  به بازرس جهت کنترل  در هر زمان .

بند 9 : قراردادن تنخواه لازم در اختيار كميته‌ها پس از تصويب در هیأت مدیره بر اساس آئین نامه مالی و تدارکات .

بند 10  : ارائه پيشنهاد و نگهداري مبلغي بعنوان ذخيره احتياطي پس از تصويب هیأت مدیره.

بند 11 : بایگانی کلیه اسناد مالی گروه.

بند 12 : مسوول مالی میتواند خود مسؤول انبار و تجهیزات باشد یا یک نفر را به عنوان مسؤول انبار معرفی نماید .

آئین نامه مالی و تدارکات

1. تأمین منابع مالی مورد نیاز گروه جهت تداوم فعالیت های تعریف شده گروه کوهنوردی دامون به عهده کمیته مالی میباشد.

2. مسؤولین مالی وظیفه دارند منابع مالی مورد نیاز گروه را از طریق جمع آوری عضویت و کمکهای افراد علاقه مند و سازمانها و نهادها و ارگانها تأمین نمایند .

3. مسؤولین مالی موظفند در ابتدای هر سال با توجه به شرایط صندوق ، هزینه های گروه و عرف موجود در بین باشگاه ها مبلغ عضویت سالانه را پیشنهاد داده و پس از تصویب آن در جلسات هیأت مدیره آن را از اعضا اخذ نمایند.

4. مسؤولین مالی در نحوه اخذ عضویت بصورت یکجا یا تقسیط مختارند ولی نحوه آن را باید در جلسه ابتدای سال به اطلاع همه اعضا برسانند .

5. تمام کسانی که عضویت پرداخت نمیکنند عضو گروه محسوب نمی شوند و حق رأی و اظهارنظر  در مورد مسائل گروه را ندارند و مشمول قوانین میهمانان گروه می شوند .

6. مسؤولین مالی موظفند کلیه مبالغ و عضویت هایی که به فدراسیون کوهنوردی پرداخت می شود را به اطلاع کلیه افراد برسانند و پس از اخذ مبالغ به شیوه مقتضی به فدراسیون ارسال نمایند .

7. مسولین مالی موظفند در ابتدای هر سال حق بیمه حوادث را از اعضا دریافت  کرده و لیست اسامی را به سازمان تربیت بدنی ارسال نمایند .

8. تهیه کلیه وسایل لازم برای اجرای برنامه اعم از وسایل نقلیه، محل اقامت و ....به عهده مسؤولین مالی است. مسؤولین مالی می توانند این وظیفه را خود انجام داده یا به فرد دیگری بسپارند اما در هر صورت پاسخگویی به اعضا بر عهده مسؤولین مالی میباشد .

9. مسؤول مالی موظف است هزینه های هر برنامه اعم از وسیله ایاب و ذهاب، محل اقامت و ... را  از افراد شرکت کننده در همان برنامه اخذ نمایند و در صورت نیاز اجازه برداشت از منابع صندوق را برای این امر با هماهنگی سرپرست هیأت مدیره دارد .

10. در صورت تخصیص یارانه( سوبسید) در یک بر نامه با تصویب هیات مدیره ،مبلغ اختصاص یافته تنها برای تمام اعضای رسمی گروه لحاظ میگردد؛

11. اعضای کمیته مالی موظفند مبالغی که به عنوان سوبسید هزینه میگردند را در دفاتر مالی گروه ثبت کنند.

12. مسؤول مالی موظف است گزارش مالی هر برنامه را در جلسه هفتگی بعدی به اطلاع اعضای هیأت مدیره برساند؛

13.   مسؤول مالی میبایست مطابق مصوبه هیأت مدیره مبلغی را به عنوان تنخواه به سایر کمیته ها داده و در پایان سال آنرا حسابرسی نموده و در دفتر کل ثبت کند.؛

14. مسؤول مالی باید یک نیمی از کل مبالغ عضویت های جمع آوری شده هر سال را به عنوان ذخیره صندوق نگهداری نموده و حق برداشت از مبلغ ذخیره را ندارند مگر با کسب اجازه از هیأت مدیره؛

15.مسؤول مالی باید یک حساب جاری در نزدیکترین  شعبه به دفتر گروه کوهنوردی دامون افتتاح نموده و حق برداشت از آن با امضا مسؤولین مالی امکان پذیر باشد .

16. کلیه درآمدهای گروه باید به حساب جاری واریز شده و کلیه خریدها و هزینه های گروه هم باید از طریق آن انجام گردد .

17. مسؤول مالی می تواند جهت رفاه اعضا یک حساب کارتی متصل به شتاب افتتاح نمایند تا اعضا حق عضویت یا هزینه های برنامه ها را به آن واریز نمایند.

18. کلیه فاکتورهای مالی و اوراق بهادار گروه باید به امضای مسؤول مالی و سرپرست گروه برسد .

19. اعضای کمیته مالی باید تمام عملیات مالی گروه را در دفتر مالی ثبت نماید و در هر شش ماه گزارش مالی گروه را ارائه دهند .

20. پایان هر سال مالی مسؤول مالی باید گزارش پایان سال را در جلسه مجمع عمومی گروه ارائه نماید.

21. کلیه دفاتر و اسناد مالی گروه باید در دفتری در گروه کوهنوردی دامون نگهداری گردد و شخصی حق خروج این دفاتر و اسناد را بدون اطلاع مسئول مالی از دفتر گروه کوهنوردی دامون ندارد.

22. هیچیک از اعضاء کمیته مالی حق معامله به نفع خود را نخواهد داشت و در صورت وقوع، هیات مدیره و بازرس حق پیگیری را برای خود محفوظ می دارد.

آئین نامه اموال و تجهیزات گروه

مسؤول مالی و تدارکات وظیفه خرید ،  نگهداری و حفاظت و امانت اموال و تجهیزات گروه را دارد و می تواند مسؤولیت انبار را به یکی از اعضای کمیته مالی و تدارکات واگذار نماید .

وظایف مسول انبار :

1. مسؤول انبار در ابتدای هر سال مالی باید اموال و تجهیزات گروه را از مسوول قبلی تحویل گرفته آنها را با دفتر اموال گروه تطبیق داده پس از اطمینان از وجود و سالم بودن کلیه اموال با ارائه رسید آنها را تحویل گیرد .

2. مسؤول انبار باید کلیه تجهیزات و وسایل گروه را اعم از فنی یا غیر فنی را شماره گذاری نموده و بعد از چسباندن برچسب شماره آنها را در دفتر اموال ثبت نماید .

3. مسؤول انبار موظف است کلیه اموال و تجهیزات گروه را در دفتر گروه کوهنوردی دامون نگهداری نماید مگر اینکه با اجازه سرپرست گروه باشد .

4. خرید هر گونه تجهیزات جدید پس از به بحث گذاشته شدن در کمیته فنی گروه و تصویب آن توسط اعضائ هیات مدیره باید توسط مسؤول مالی انجام پذیرد.

5. جهت خرید تجهیزات فرم مربوطه باید پر گردد.این فرم میبایست با هماهنگی با کمیته انتشارات تنظیم و در اختیار مسئول مالی و تدارکات قرار گیرد .

6. پس از خرید تجهیزات شناسنامه تجهيزات شامل اطلاعات مربوط به تاريخ خريد، مبلغ خريد، تاريخ انقضاء، خرابي‌ها، تعميرات و غيره را در دفتر اموال ثبت و نگهداری نماید .

7. ارائه گزارش 6 ماهه از وضعیت اموال و تجهیزات شامل نیازهای جدید، خرابی وسایل و استهلاک و نیاز به جایگزینی وسایل به هیأت مدیره ؛

8. ارائه خدمات امانت تجهيزات و وسايل گروه به اعضاء گروه در قبال ارائه كارت عضويت و هماهنگي با كميته فني و تکمیل فرم امانات میباشد که این فرم  با هماهنگی با کمیته فنی و کمیته انتشارات تنظیم و در اختیار مسئول مالی و تدارکات قرار گیرد.

9. نگهداري سوابق اطلاعات مربوط به امانت تجهيزات به اعضاء گروه .

10. تحويل ‌گرفتن تجهيزات و وسائل از سرپرست برنامه‌ها و يا اعضاء گروه و كنترل سلامت و كيفيت آنها پس از استفاده .

11. مسئوليت بازگرداندن و يا دريافت غرامت از افراد در زمان مفقود شدن و يا خسارت ديدن تجهیزات و وسایل گروه به عهده مسؤول انبار می باشد .

نحوه استفاده از تجهیزات و اموال گروه

اموال گروه کوهنوردی دامون به سه دسته تقسیم می  شوند  :

1- وسايل فنی :

الف- شخصی : مانند کارابين پيچ، هشت، صندلی، کلنگ و ...

ب- عمومی : مانند طناب، اسلينگ، شفت، چادر زمستانی، و ...

2- وسايل غير فنی :

الف- شخصی : مانند کوله پشتی، کيسه خواب، گتر و ...

ب- عمومی : مانند بیسیم، قطب نما و جی پی اس ...

3- مبلمان ، میز تحریر، کتابخانه و قفسات و ...

تبصره:مطبوعات، کتابها و مجلات و سایت اینترنتی و آرشیو آنها جزو اموال گروه محسوب گردیده ولی مسئولیت نگهداری و به امانت دادنشان به عهده مسئول انتشارات گروه کوهنوردی دامون می باشد.

شرايط استفاده :

الف) شرايط استفاده اعضاء از وسايل :

1-   اعضای رسمی می توانند با ارائه کارت عضویت گروه وسايل را امانت بگيرند.

2-  امانت گیرنده باید فرم امانت را پر کرده و به امضای مسؤول فنی رسانده و به مسؤول انبار تحویل دهد.

3-  هر فرد بايد وسايل مورد نياز خود را شخصاً امانت گرفته و خودش بازگرداند.

4- اگر به دليلی فرد نتوانست برای بازگرداندن وسايل حاضر شود می تواند وسايل را به يکی از اعضای گروه بدهد تا او بازگرداند. بديهی است که شخص صاحب کارت مسؤول سالم و تميز بودن وسايل است و کارت فقط به شخص صاحب کارت تحويل داده می شود.

5-  اگر عضو وسيله ای را امانت گرفت و آن وسيله را بیش از مدت مقرر در فرم امانت نياز داشت حتماً بايد در زمان مقرر وسيله را برگرداند و در صورت صلاحديد مسؤول فنی دوباره آن را امانت بگيرد.

ب) اولويت بندی استفاده از وسايل:

در صورت وجود تقاضای بيش از موجودی، اولويت دريافت وسايل به صورت زير است :

اول : برنامه های موجود در تقويم.

دوم : برنامه هايي که توسط اعضای رسمی اعلام شده اند.

سوم: دیگر گروههایی که  برای استفاده از تجهیزات گروه دامون درخواست دارند با تایید مسئول فنی و تصویب هیات مدیره،تجهیزات فقط به نام و با مسئولیت معرف آن گروه که حتما باید از اعضای رسمی گروه دامون باشد به آنان امانت داده میشود.بدیهی است در صورتی گروه مذکور در برابر خسارت احتمالی پاسخگو نباشند معرف آنان میبایست در صورت تایید هیات مدیره نسبت به جبران آن خسارت اقدام نماید.

تبصره 1: اهميت برنامه در تقسيم وسايل بين دو يا چند برنامه در نظر گرفته می شود، تعيين کننده اين مهم ابتدا مسؤولين فنی و سپس مسؤول انبار می باشند.

پ) تخريب وسايل و تخلفات :

1-  در برنامه های رسمی گروه جبران خسارت وارده و یا گم شده وسايل فنی و غیر فنی عمومی مورد استفاده برای گروه، با تشخیص هیأت مدیره به قصور سرپرست، به عهده وی بوده و درغیر اینصورت نحوه جبران خسارت توسط هیأت مدیره تعیین می گردد. پرداخت هزينه تخريب (و گم شدن) وسايل شخصی به عهده شخص امانت گيرنده است .لازم به ذکر است وسایل فنی و غیر فنی عمومی به سرپرستان هر برنامه تحویل داده خواهد شد .

2-  تعيين خسارت يا قيمت معادل وسيله، توسط هيئتی شامل مسؤول فنی ، سرپرست برنامه و مسؤول  انبار گروه با تأييد نهايي مسؤول مالی انجام می شود.

3 -  در صورت تأخير در تحويل هر وسيله بیش از موعد مقرر، مراتب در پرونده وی درج گردیده و در صورت تکرار این امر وی دیگر صلاحیت استفاده از امکانات گروه را نخواهد داشت.

4- اگر عضو وسيله ای را امانت گرفت و در برنامه گروه شرکت نکرد مراتب در پرونده وی درج خواهد شد.

نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید

آمار بازدید سایت

امروز579
دیروز1010
هفته جاری579
ماه جاری9109
کل بازدید537000

تعداد افراد آنلاین
12
نفر

آدرس گروه